Pierwszy tydzień po śmierci bliskiego — lista formalności

W skrócie: w pierwszych dniach po śmierci bliskiego liczy się kilka konkretnych czynności w ustalonej kolejności: uzyskanie karty zgonu od lekarza, zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego i odebranie odpisów aktu zgonu, zorganizowanie pochówku oraz zabezpieczenie płynności finansowej rodziny. Sprawy spadkowe, podatek i zachowek to osobny, znacznie późniejszy etap. W tym tekście układam formalności chronologicznie i pokazuję, skąd wziąć pieniądze na pogrzeb, zanim ruszy postępowanie spadkowe.

To jest tekst, który pisze się trudno, bo dotyczy sytuacji, w której nikt nie chce się znaleźć. Staram się więc trzymać rzeczowo: co, gdzie i w jakim terminie, bez zbędnych słów.

Kto stwierdza zgon i wystawia kartę zgonu?

Wszystko zaczyna się od dokumentu, którego rodzina sama nie wypełnia. Zgon i jego przyczynę ustala lekarz leczący chorego w ostatniej chorobie, a jeżeli śmierć nastąpiła w trakcie akcji medycznej, robi to kierownik zespołu ratownictwa medycznego (art. 11 ust. 1 ustawy z 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych, t.j. Dz.U. 2025 poz. 1590). Ta sama osoba wypełnia kartę zgonu, która jest wydawana w jednym egzemplarzu podmiotowi uprawnionemu do pochówku (art. 11 ust. 4).

Warto znać dwa terminy sanitarne z art. 9 tej ustawy: zwłok co do zasady nie chowa się przed upływem 24 godzin od chwili zgonu, a najpóźniej po 72 godzinach powinny zostać usunięte z mieszkania do domu przedpogrzebowego lub kostnicy. Przy zgonie w domu, gdy nie ma pod ręką lekarza prowadzącego, dzwoni się na numer alarmowy albo do przychodni, żeby ktoś stwierdził zgon i wypełnił kartę. Bez karty zgonu nie ruszy nic dalej.

Ile mam czasu na zgłoszenie zgonu w urzędzie stanu cywilnego?

Kartę zgonu przekazuje się kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Zgłoszenie zgonu następuje przez złożenie karty zgonu w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia (art. 93 ust. 1 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, t.j. Dz.U. 2026 poz. 393). Jeżeli zgon nastąpił na skutek choroby zakaźnej, termin skraca się do 24 godzin.

Na podstawie karty zgonu i protokołu zgłoszenia urząd sporządza akt zgonu, i to szybko: akt zgonu sporządza się w dniu, w którym dokonano zgłoszenia (art. 92 ust. 1). W praktyce oznacza to, że po jednej wizycie w USC wychodzi się z gotowym aktem. Zgłoszenia można dokonać w dowolnym urzędzie stanu cywilnego, nie tylko w miejscu zgonu.

Kto może zgłosić zgon i zająć się pochówkiem?

Prawo pochowania zwłok ma najbliższa rodzina, a ustawa wskazuje kolejność (art. 10 ust. 1 ustawy o cmentarzach): pozostały małżonek, krewni zstępni (dzieci, wnuki), krewni wstępni (rodzice, dziadkowie), krewni boczni do 4. stopnia oraz powinowaci w linii prostej do 1. stopnia. Zgłoszenia zgonu w USC dokonuje właśnie podmiot uprawniony do pochówku (art. 93 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego).

To ważne rozróżnienie: prawo do pochowania i zgłoszenia zgonu wynika z pokrewieństwa, a nie z tego, kto zostanie spadkobiercą. Można więc zająć się pogrzebem, nie przesądzając niczego o spadku. W praktyce większość rodzin zleca formalności zakładowi pogrzebowemu, który działa na podstawie pełnomocnictwa i sam składa kartę zgonu w urzędzie.

Ile odpisów aktu zgonu warto wziąć od razu?

Akt zgonu to dokument, o który zapyta później niemal każda instytucja: bank, ZUS, zakład energetyczny, ubezpieczyciel, notariusz. Urząd wydaje z rejestru odpisy skrócone i odpisy zupełne aktu stanu cywilnego (art. 44 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego). Do zwykłych spraw wystarcza odpis skrócony, który zawiera aktualną treść aktu.

Odpis wydaje się między innymi małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu i rodzeństwu osoby, której akt dotyczy (art. 45 ust. 1). Najbliższa rodzina może też pobrać odpis elektronicznie, po zalogowaniu w usłudze udostępnionej przez ministra do spraw informatyzacji (art. 45 ust. 2), co bywa najszybszą drogą. W mojej praktyce radzę wziąć od razu kilka odpisów papierowych, bo obieganie urzędu po każdy pojedynczy dokument kosztuje więcej nerwów niż jednorazowa opłata skarbowa.

Skąd wziąć pieniądze na pogrzeb, zanim ruszy spadek?

To pytanie wraca najczęściej, bo pogrzeb trzeba opłacić od razu, a majątek zmarłego jest formalnie „zamrożony" do czasu postępowania spadkowego. Są jednak trzy ścieżki, które działają niezależnie od spadku.

Dwie pierwsze ścieżki są kluczowe, bo pozwalają sięgnąć po pieniądze zmarłego bez czekania na stwierdzenie nabycia spadku. Dyspozycja wkładem ma jednak ograniczenie kwotowe: bez względu na liczbę dyspozycji wypłata nie może przekroczyć dwudziestokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw (art. 56 ust. 2). Zasiłek pogrzebowy pokrywa część kosztów, ale rzadko całość.

Co zgłosić poza urzędem stanu cywilnego?

Akt zgonu to dopiero początek. W pierwszym tygodniu warto sporządzić prostą listę instytucji, które trzeba powiadomić, i odhaczać je po kolei. W praktyce najczęściej są to:

• bank — zablokowanie kart, ustalenie salda i sprawdzenie, czy zmarły zostawił dyspozycję wkładem na wypadek śmierci;
• ZUS lub inny organ rentowy — wygaśnięcie prawa do emerytury lub renty oraz wniosek o zasiłek pogrzebowy;
• pracodawca — jeżeli zmarły był zatrudniony, w grę wchodzą sprawy pracownicze i ewentualne ubezpieczenie grupowe;
• ubezpieczyciele — zarówno polisa na życie, jak i ubezpieczenie przypisane do kredytu; tu liczy się każdy dzień, bo od zgłoszenia zależy uruchomienie świadczenia;
• dostawcy mediów i usług abonamentowych — ale dopiero po ustaleniu, kto przejmuje mieszkanie.

Nie ma jednego terminu na wszystkie te zgłoszenia, ale im wcześniej rodzina ma komplet odpisów aktu zgonu, tym sprawniej idzie każda z tych rozmów. To dlatego warto od razu wziąć kilka odpisów skróconych, o czym pisałem wyżej.

Czego nie robić w pierwszym tygodniu?

Kilka pochopnych decyzji potrafi later skomplikować sprawę bardziej niż sama strata.

• Nie składaj oświadczenia o odrzuceniu spadku odruchowo. Masz na to sześć miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się o tytule powołania, a decyzja wymaga sprawdzenia, co w spadku jest po stronie aktywów, a co po stronie długów.
• Nie spłacaj samodzielnie długów zmarłego ani nie potwierdzaj ich telefonicznie firmom windykacyjnym, zanim ustalisz swoją sytuację spadkową.
• Nie likwiduj i nie rozdawaj rzeczy ze wspólnego mieszkania, dopóki nie jest jasne, kto dziedziczy.
• Nie zamykaj pochopnie rachunków i abonamentów przez telefon; każde zobowiązanie warto najpierw spisać.

Pierwszy tydzień służy do zamknięcia spraw pilnych i nieodwracalnych: dokumentów, pochówku, płynności. Reszta ma swój czas i swoje terminy.

Przeczytaj również

• Sześć miesięcy na odrzucenie spadku — termin nie biegnie od śmierci
• Długi spadkowe — jak nie odziedziczyć długów